Как любил говаривать Ганди, «если хочешь, чтоб мир менялся, меняй его сам». Проявите инициативу — сделайте формы ТЗ для основных видов услуг оказываемых вашей конторой и раздайте их менеджерам. После того как новые формы ТЗ вольются в производственный процесс (а на это потребуется некоторое время):

Отказывайтесь принимать заказы без ТЗ
Отказывайтесь принимать заказы без аккуратно оформленного ТЗ
Хорошее средство от лени — вставленный начальством пистон. Поэтому при возникновении конфликтных ситуаций на этой почве (а они неизбежны), не бойтесь раздувать их до «высшего» уровня. В большинстве случаев, начальство будет на вашей стороне, ибо безграмотное оформление заказа есть невыполнение должностных инструкций со стороны менеджеров, грозящее конторе убытками.
В случае, когда такого документа как ТЗ в конторе в принципе не существует, необходимо первым делом поднять вопрос на планерке о его введении. Честно говоря, не представляю себе ситуацию, когда начальство может сказать что-то против нововведения, при таком количестве очевидных плюсов.
Кто должен оформлять ТЗ?

Все зависит от вида деятельности фирмы, который определяет поток заказов и их размер. Если поток заказов большой, а сами заказы маленькие (оперативная полиграфия, типография и т. д.), то оформлением заказов должен заниматься менеджер. Если идет работа на vip-клиента, поток небольшой, а проекты солидные (крупная дизайн-студия, брэндинговое агентство), то однозначно общаться с клиентом и соответственно заполнять ТЗ должен дизайнер или арт-директор. Это крайние случаи, а в жизни есть куча промежуточных ситуаций, поэтому должностные инструкции менеджеров и дизайнеров должны формироваться в зависимости от уровня услуг оказываемых фирмой на данном этапе ее развития. Возможна гибридная ситуация, когда оформлением ТЗ могут заниматься как дизайнеры, так и менеджеры.
Электронные ТЗ

Все что описано выше — это идеальная ситуация, когда с заказчиком общаются, что называется, с глазу на глаз. Однако существуют еще такие способы получения заказов, как электронная почта и ICQ.
Оформления заказов через ICQ надо всячески избегать. ICQ расслабляет клиента, и поток информации от него становится свободным, неуправляемым и вневременным. Если общение с заказчиком происходит в электронном виде, старайтесь перемещать его в плоскость почты. Письмо — это почти документ и отношение к нему соответствующее.
У электронной почты в свою очередь есть свои тонкости: чтобы задания от клиента не поступали в виде письма «на деревню дедушки», а имели определенную структуру, менеджер или сам дизайнер должен на стадии оформления заказа выслать клиенту форму ТЗ. Такая форма, прежде всего, сэкономит время самому клиенту, т.к. ему не надо будет задумываться о содержании и объеме информации, которую он должен предоставить. Клиент просто заполнит некую анкету и отошлет ее обратно. Перед дизайнером же стоит задача составить форму таким образом, чтобы у человека на том конце не возникло никаких трудностей с заполнением.
В обязанности человека отвечающего за прием заказа должна входить проверка поступающих от клиентов форм. Если по ТЗ нет никаких вопросов, оно распечатывается (!), подписывается и передается дизайнеру.
Следует помнить, что даже при обкатанной схеме работы с электронными ТЗ, у них есть одно слабое место — они не подписаны со стороны клиента, а значит, не выполняют своих юридических функций, о которых говорилось выше.
Приложения и дополнительные материалы по проекту

Форма ТЗ должна быть только бумажная. Помимо пресловутых юридических моментов, это просто удобнее. Все равно многие проекты не обходятся без дополнительных бумажных материалов, которые должны каким-то образом систематизироваться. В это случае ТЗ становится шапкой для таких материалов, оберегая их от потери или перемешивания с материалами по другим проектам.
Приложения должны подкалываться к ТЗ, а их наличие упоминаться в соответствующем разделе. Местоположение электронных материалов, необходимых для проекта также должно описываться в соответствующем разделе ТЗ.
Пример технического задания

Ниже в качестве примера приведена форма ТЗ на разработку логотипа, которой я пользуюсь. Данная форма является моей разработкой, поэтому вы можете ее использовать, не боясь нарушить чьи-либо авторские права: дорабатывать, править и создавать на ее основе формы для других видов услуг.
Форма (как и вся статья) не претендует на полноту, а является лишь образцом, цель которого — показать основные разделы ТЗ необходимые для получения исчерпывающей информации по проекту.
Техническое задание на разработку логотипа
Служебная информация
Дата оформления заказа
ФИО оформляющего заказ
Подпись
ФИО представителя Компании
Должность представителя Компании
Координаты представителя Компании
Подпись
Deadline
Приложения
Адрес Интернет сайта Компании
— другие ссылки
Брэндбук или элементы фирменного стиля, использующиеся в настоящий момент
— имена приложенных файлов
Приложениях к ТЗ
— отметки о бумажных приложениях
— имена файлов электронных приложений
Эти два раздела являются общими для любого вида услуг и присутствуют в каждом ТЗ. Все пункты первого раздела обязательны для заполнения.

Информация о Компании
Название
Род деятельности
Конкурентные преимущества
Потребители
Партнеры, поставщики
Конкуренты
Цели и задачи (перспективы развития Компании в обозримом будущем)
Дополнительная информация о Компании (не вошедшая по каким-то причинам в предыдущие пункты)
Информация о продукте (услугах)
Название
Описание
Конкурентные преимущества
— уникальное торговое предложение
Ценовой сегмент рынка
Целевая аудитория
Конкуренты
Дополнительная информация
Разделы необходимы для составления общей картины о клиенте. Они должны присутствовать, если к вам обращается новый клиент или старый клиент с новым продуктом.

Информация о существующем фирменном стиле
Логотип
— пометка о прилагаемом файле
Фирменные цвета
— в Pantone или CMYK
Фирменные шрифты
— пометка о прилагаемых файлах шрифтов
Графические элементы, образы, персонажи
— пометка о прилагаемых файлах
Модульная сетка
— пометка о прилагаемых файлах
Другие элементы фирменного стиля
— пометка о прилагаемых файлах
Как и прошлый раздел, этот должен присутствовать, если к вам обращается новый клиент или вы уже длительное время не работали со старым. Но в данном виде работ он еще и необходим, если логотип не разрабатывается с нуля: в случае редизайна или корректировки фирменного стиля.

Информация по дизайну логотипа
Название
Строка статуса в логотипе
Пожелания по цветовому решению
Пожелания по стилистике дизайна (классический, модернистский, гранжевый, юмористический и т.д.)
Примеры удачных логотипов (по мнению клиента)
Использование логотипа (отметить наиболее частые области использования)
— Деловая документация
— Полиграфия
— Интернет
— Наружная реклама
— Транспорт
— ТВ
— Упаковка
— Другое__________
Дополнительная информация полезная для разработки логотипа
Ядро ТЗ. Все пункты крайне желательно заполнить. Реально необходим только один — название.

Заключение

Дизайн — это порядок. Дизайнер только тогда будет носителем этого порядка, когда порядок будет у него в голове. Если в голове у дизайнера хаос и бардак, вызванный неграмотной организацией производственного процесса, это во многом скажется на результате работы. Поэтому прежде чем браться за глобальное улучшение окружающего пространства — начните со своего рабочего стола.